Kundenverwaltung: Anschreiben
Alle erstellten Serienbriefe und Anschreiben, die nicht mit der
Schnittstelle zu MS Word verfasst wurden, werden in
der Datenbank gespeichert.
Jeder Serienbrief und jedes persönliche Anschreiben
erhält, genau wie jeder Textbaustein, eine Bezeichnung,
unter der der jeweilige Text wieder geöffnet werden kann.
Aus diesem Grund sollte es immer nur einen Textbaustein,
einen Serienbrief oder ein persönliches Anschreiben mit
einer Bezeichnung geben.
Beispiel: 2 Serienbriefe Namens ‚Weihnachten‘ führen
dazu, dass zwei unterschiedliche Serienbriefe gespeichert
werden und nur durch das Öffnen des Serienbriefes kommt
man auf den genauen Inhalt.
Bei multi-User-Nutzung hat jeder Nutzer seine eigenen
Textbausteine. So kann für jeden Nutzer beispielsweise
eine eigene Signatur gespeichert werden.
Anschreiben / Textbausteine
Nach Aktivierung dieses Menüpunktes erscheint eine
Liste mit den bereits vorhandenen Textbausteinen. Dieser
können neue Textbausteine hinzugefügt werden.
Gespeicherte Textbausteine können bearbeitet oder
gelöscht werden. Jeder Textbaustein besteht aus einer
Bezeichnung, die in der genannten Liste angezeigt wird
und dem eigentlichen Text.
Textbausteine können in Anschreiben und Serienbriefen
problemlos eingefügt werden. So kann man z.b. Signaturen
als Textbausteine erstellen.
Anschreiben / Serienbriefe
Es erscheint eine Liste mit allen gespeicherten
Serienbriefen. Dieser können neue Serienbriefe
hinzugefügt werden. Dabei muss zuerst die Bezeichnung
und der Brieftext eingegeben werden. Serienbriefen
können Textbausteine hinzugefügt werden.
Als nächster Schritt sind Personen auswählbar, für die
dieser Serienbrief gedruckt werden soll. In einer
Zusammenfassung erscheinen die Serienbriefbezeichnung,
der Text und die zusammengestellte Personenliste.
Wird ein Serienbrief zu einem späteren Zeitpunkt erneut
geöffnet, werden alle Personen angezeigt, für die dieser
Serienbrief bei der letzten Sitzung gedruckt wurde.
Bezeichnung, Text und Personenliste können verändert
werden.
Eine Vorschau des Drucks ist möglich.
Der Serienbrief enthält im Briefkopf das Logo und die
Absenderadresse, die unter Anschreiben / Adresse einstellen
eingegeben wurden und die Adressen der ausgewählten
Personen plus Kundennummer. Vor dem Text des
Serienbriefes wird die Anrede und der Name des Kunden
ausgegeben, die in der Datenbank gespeichert sind.
Löschen eines Serienbriefes ist nur möglich, wenn dieser
Serienbrief für keine Person gedruckt wurde.
Anschreiben / Serienbriefe (MS Word)
Diese Funktionalität steht nur bei einer Vollversion zur Verfügung.
Ist auf Ihrem System Microsoft Word ab Version Office 97 installiert,
können Sie Ihre Serienbriefe in der Kundenverwaltung erstellen und die
Daten durch Betätigen eines Schalters nach MS Word exportieren.
Sie geben eine Bezeichnung und ihren Fließtext ohne Anrede ein. Dabei
können Sie selbstverständlich auch die Textbausteine aus Ihrer Datenbank
benutzen. Anschließend erhalten Sie eine Liste der möglichen Empfänger.
Personen ohne Kundennummer und Kunden aus der aktuellen Kundengruppe
werden Ihnen angeboten. Nach Bestätigung werden folgende Daten nach MS
Word exportiert: Ihre Anschrift incl. Logo, die Adressdaten und die Anrede
der ausgewählten Personen, evtl. die Kundennummer und der eingegebene Text.
Anschreiben / Persönliche Anschreiben
Als erster Schritt zum Erstellen eines persönlichen
Anschreibens muss eine Person / ein Kunde ausgewählt
werden. Ist beim Ausführen des Menüpunktes Anschreiben /
persönliche Anschreiben ein Kunde geöffnet, werden alle
persönlichen Anschreiben dieses Kunden aufgelistet und
ein weiteres kann hinzugefügt oder ein bestehendes
bearbeitet werden. Textbausteine können in das
Anschreiben unkompliziert eingefügt werden.
Das Anschreiben kann in einer Vorschau angezeigt und /
oder gedruckt werden.
Der Briefkopf enthält das Logo und die Absenderadresse,
die unter Anschreiben / Adresse einstellen eingegeben wurden
und die Adresse der aktuellen Person plus Kundennummer.
Vor dem Text des Anschreibens wird die Anrede und der
Name des Kunden ausgegeben, die in der Datenbank
gespeichert sind.
Anschreiben / Persönliche Anschreiben (MS Word)
Diese Funktionalität steht nur bei einer Vollversion zur Verfügung.
Ist auf Ihrem System Microsoft Word ab Version Office 97 installiert,
können Sie Ihre Serienbriefe in der Kundenverwaltung erstellen und die
Daten durch Betätigen eines Schalters nach MS Word exportieren.
Als erster Schritt zum Erstellen eines persönlichen
Anschreibens für MS Word muss eine Person / ein Kunde ausgewählt
werden. Ist beim Ausführen des Menüpunktes Anschreiben /
persönliche Anschreiben (MS Word) ein Kunde geöffnet, werden alle
persönlichen Anschreiben dieses Kunden aufgelistet und
ein weiteres kann hinzugefügt oder ein bestehendes
bearbeitet werden. Textbausteine können in das
Anschreiben unkompliziert eingefügt werden.
Sie geben eine Bezeichnung und ihren Fließtext ohne Anrede ein. Dabei
können Sie selbstverständlich auch die Textbausteine aus Ihrer Datenbank
benutzen. Nach Bestätigung werden folgende Daten nach MS
Word exportiert: Ihre Anschrift incl. Logo, die Adressdaten und die Anrede
der ausgewählten Person / des ausgewählten Kunden, evtl. die Kundennummer
und der eingegebene Text.
Anschreiben / Etikettendruck
Im Menüpunkt Anschreiben / Etikettendruck können Adress- und Absenderetiketten, Visitenkarten und Post-Paketscheine gedruckt werden.
Absender- und Adressetiketten
Es können mehrere Etikettengrößen eingestellt werden.
Die Angaben wie Höhe, Breite, Anzahl Etiketten pro Zeile und Spalte, so
wie das Format des Etikettenblattes und die zu verwendende Schriftgröße,
entnehmen Sie bitte Ihrem Etikettblatt. Die einmal vorgenommenen Eingaben
werden gespeichert und stehen für die nächste Sitzung zur Verfügung. Es
können beliebig viele Etikettblätter mit den entsprechenden Maßen gespeichert
werden. Vergeben Sie deshalb eindeutige Bezeichnungen, um später eine
schnelle Auswahl zu ermöglichen.
Absenderetiketten druckt die unter Rechnungen / Adresse einstellen...
eingestellte Adresse. Bei Absenderetiketten wird immer ein ganzes
Etikettenblatt bedruckt.
Also immer ab Zeile 1 Spalte 1 bis zum Schluss des Blattes.
Adressetiketten öffnet ein
Auswahlmenü, in dem Personen ausgewählt werden können, für die
Adressetiketten gedruckt werden sollen. Sie können mehrere oder
eine einzige Adresse auswählen.
Bei der Ausgabe von Adressetiketten kann die Startposition des Drucks
angegeben werden. Das heißt, Zeilen- und Spaltennummer, bei der mit
dem Druck begonnen werden soll, können für jede Ausgabe eingestellt
werden.
Es besteht weiterhin die Möglichkeit, Etiketten für einen Serienbrief
zu erstellen. Dabei wählen Sie sich einen einmal erstellten
Serienbrief aus und erhalten die Liste von Personen, für die dieser
Serienbrief gedruckt wurde.
Post Paketscheine
Bei Aktivierung dieses Punktes erscheint, sofern keine Person ausgewählt ist,
eine Auswahlliste mit Personen. Nach erfolgter Selektion können weitere
Merkmale für den aktuell zu erstellenden Postpaketschein angegeben werden.
Die Absenderdaten werden aus den Adresseinstellungen (Menü Rechnungen / Adresse einstellen)
übernommen. Wird ‚Nachnahme’ angehakt, werden auch die Bankdaten aus
diesen Einstellungen ermittelt. Da der Druckbereich für das Bankinstitut von der
Post sehr klein vorgesehen wurde, kann diese Angabe im Formular noch bearbeitet werden.
Bei der aller ersten Ausgabe eines Postpaketscheines sollte ein leeres Blatt benutzt werden. Legen Sie den Postpaketschein über das ausgedruckte Blatt und halten es gegen das Licht, um die Positionen der Ausdrucke kontrollieren zu können. In ‚Druckbereich einstellen’ kann der Ausdruck verschoben werden. Standard für oberen oder linken Rand ist 0,00 mm. –0,10 bedeutet, ein zehntel Millimeter nach oben oder links. +0,10 bedeutet ein zehntel Millimeter nach unten oder rechts. Die gewünschten Werte können per Tastatur eingegeben oder mit der Cursortaste eingestellt werden.
Visitenkarten
Die Angaben wie Höhe, Breite, Anzahl Visitenkarten pro Zeile und Spalte, sowie das Format des Visitenkartenblattes und die zu verwendende Schriftgröße, entnehmen Sie bitte Ihrem Visitenkartenblatt. Die einmal vorgenommenen Eingaben werden gespeichert und stehen für die nächste Sitzung zur Verfügung. Es können beliebig viele Visitenkartenblätter mit den entsprechenden Maßen gespeichert werden. Vergeben Sie deshalb eindeutige Bezeichnungen, um später eine schnelle Auswahl zu ermöglichen. Die Einstellmöglichkeit befindet sich im Menüpunkt Visitenkarten unter Format ändern.
Im Punkt Visitenkarten / Inhalt ändern, sind die zu druckenden Informationen einzugeben. Neben den Kontaktdaten kann hier ein Logo und ein Hintergrundbild eingestellt werden.
Die Positionen der einzelnen Zeilen legen Sie fest. Dabei ist für jede Zeile die Schriftart, Schriftgröße und Farbe einstellbar. Leerzeilen können ebenfalls eingestellt werden. Bedenken Sie bei der Auswahl der zu druckenden Informationen die Position des Logos und lassen Sie diese Position durch Leerzeilen frei. Die Textzeile dient der genaueren Beschreibung Ihrer Firma und kann ebenfalls im Punkt Visitenkarten / Inhalt ändern belegt werden.
Der Menüpunkt Visitenkartendruck dient lediglich der Druckausgabe des zuletzt eingestellten Visitenkartenblattes.
Anschreiben / Adresse einstellen
Die hier gespeicherte Absenderadresse wird bei Rechnungen,
Serienbriefen und persönlichen Anschreiben als
Absenderadresse verwendet. Hier kann auch ein Firmenlogo
(in den Formaten: jpg, jpeg, bmp, wmf, emf und ico)
angegeben werden. Durch den Laden-Button kann das Bild
ausgewählt werden. Nach dem Bestätigen wird es
programmintern gespeichert.
Das Logo und die Absenderadresse werden lokal auf der
Arbeitsstation gespeichert. Dadurch kann in Netzwerken
jeder Nutzer seine persönlichen Absenderdaten speichern.
Ihre Steuernummer und Ihre Bankverbindung können ebenfalls
hier eingetragen werden.